Por Katherine Duru
Os empregadores com uma força de trabalho a nível nacional enfrentam uma série de responsabilidades no que respeita ao cumprimento dos regulamentos federais, estatais e locais. O departamento de Recursos Humanos é geralmente responsável pela conformidade, em conjunto com o conselho jurídico. Na maior parte das organizações, os RH são responsáveis pela gestão e aquisição de talentos, envolvimento dos colaboradores, imagem de marca do empregador, desenvolvimento organizacional, benefícios e remuneração. Face a muitas prioridades concorrentes, faz sentido considerar a possibilidade de externalizar as funções administrativas a um fornecedor externo. O objetivo deste artigo é determinar quais os serviços que devem ser externalizados e quais os que devem ser mantidos internamente.
Enquanto empregador de registo que presta serviços de pagamento de salários a nível nacional, a Innovative Employee Solutions tem de utilizar os serviços de externalização de forma sensata para controlar os custos e, ao mesmo tempo, cumprir toda a legislação aplicável. Algumas das funções que avaliámos para externalização incluem pedidos de indemnização de desemprego, pedidos de indemnização de trabalhadores, processamento de I9, verificação de referências, relatórios e preenchimento de impostos para o Affordable Care Act, verificações de emprego, avisos de roubo de salários, acumulações de baixas por doença pagas a nível local e estatal e administração COBRA.
Ao longo dos anos, o IES desenvolveu muitas relações bem sucedidas de externalização de RH com os principais fornecedores e aprendeu que as relações mutuamente benéficas dependem de uma série de factores, incluindo o custo, a experiência do fornecedor, a complexidade do processo a externalizar, a presença ou ausência de excepções e as consequências do incumprimento da regulamentação. O custo é um fator determinante da decisão: o processo pode ser subcontratado a um terceiro que possa desempenhar a função da mesma forma, a um custo inferior ao custo do pessoal interno. Os factores a considerar ao analisar o custo são o tempo que o pessoal interno despende para estabelecer e gerir a relação contínua com o fornecedor e o custo de oportunidade de manter o processo internamente, em termos de utilização de tempo mais bem empregue noutro local.
A experiência e o número de anos de atividade do serviço de outsourcing é outra consideração importante, juntamente com a adequação cultural à sua organização. A rotatividade dos fornecedores pode ser dispendiosa, especialmente se estes mantiverem os seus dados nos respectivos sistemas, pelo que os fornecedores que possam fornecer referências de clientes satisfeitos a longo prazo são uma aposta mais segura. A adequação cultural inclui o horário de funcionamento, o sentido de urgência e a disponibilidade de um ponto de contacto central para tratar de todas as preocupações e problemas.
Os processos complexos podem ser tratados com sucesso por um fornecedor externo, desde que o processo seja repetível. Os processos que devem ser mantidos internamente são aqueles que requerem uma personalização substancial numa base casuística, alterações frequentes ao processo com base em cada circunstância e em que os dados ou informações necessários para executar o processo não são mantidos de forma consistente. Outro fator a considerar é a forma como a informação é recolhida atempadamente para fornecer a um fornecedor subcontratado. O processamento dos salários é um excelente exemplo. Muitas empresas de trabalho temporário permitem que os seus clientes apresentem dados relativos aos salários apenas quatro horas antes do pagamento. Para estas empresas de trabalho temporário, a subcontratação do processamento dos salários não é realista; um fornecedor externo exigirá normalmente pelo menos 18 horas de tempo de processamento.
Por último, um aspeto importante a ter em conta são os custos do incumprimento da legislação em matéria de recursos humanos. Para funções extremamente complexas e de alto risco, com penalizações substanciais em caso de incumprimento, todas as organizações, exceto as maiores, podem considerar a possibilidade de externalização, especialmente em tempos de incerteza regulamentar. Por exemplo, a Innovative Employee Solutions tomou a decisão de externalizar a criação e o preenchimento dos formulários 1094 e 1095C para o Affordable Care Act. Simplesmente não dispúnhamos de um software capaz de responder com rapidez suficiente às rápidas mudanças na legislação relativa aos relatórios de cuidados de saúde.
Cada vez mais, as empresas querem concentrar-se nas suas competências principais, o que, no caso da Innovative Employee Solutions, é a prestação de serviços de processamento de salários e de registo de empregadores. No entanto, mesmo dentro dessa especialidade, pode fazer sentido subcontratar partes dos nossos processos empresariais a uma empresa como a Innovative Employee Solutions para garantir a conformidade, concentrar-se em áreas que acrescentam maior valor aos nossos clientes e operações empresariais eficientes.
