Por: Peter Limone, Presidente e Diretor Financeiro
Publicado por: CEOWORLD
Qual será o aspeto da sua empresa daqui a duas décadas? Que novos mercados irá descobrir? Onde se situará a sua próxima sede? Os autómatos trabalharão ao lado dos humanos?
Este é o tipo de perguntas que os CEOs de hoje estão a fazer a si próprios. De acordo com as Tendências Globais de Capital Humano de 2017 da Deloitte, 90% dos executivos estão ocupados a construir "a organização do futuro".
Não existe uma forma correcta de o fazer, claro. Mas há uma medida que todas as empresas podem tomar para aumentar a produtividade, reduzir os riscos e melhorar as práticas de gestão: Investir num sistema de informação de recursos humanos bem concebido.
Porque é que empresas como a IBM e a General Electric estão a fazer da transformação dos RH uma prioridade? Elas sabem que um HRIS desatualizado ou incompleto pode enfraquecer as linhas de comunicação, desperdiçar o precioso tempo da empresa e levar a questões de conformidade complicadas. É por isso que estão a recorrer a tecnologias de RH modernas.
Um HRIS de última geração é mais do que um brinquedo de RH. O sistema certo pode simplificar o recrutamento, melhorar a integração, gerir a inscrição nos benefícios e produzir relatórios que dão poder aos gestores. Se isto não soa como a organização do futuro, o que é que soa?
O HRIS de amanhã está aqui
Mas com novos softwares de RH a chegar ao mercado todos os dias, como é que um diretor executivo ocupado pode saber qual a ferramenta que é verdadeiramente o melhor investimento? Felizmente, não é tão moroso como parece. Basta procurar as cinco características seguintes no seu próximo HRIS:
1. É apoiado por uma empresa fiável.
A adoção de qualquer nova plataforma tecnológica significa estabelecer uma relação. Estabelecer uma parceria com a empresa errada pode causar stress, frustração e dificuldades à sua equipa, o que pode afetar a moral dos funcionários. Um fornecedor pouco fiável pode também deixar a sua empresa pendurada quando mais precisa de ajuda, resultando em perda de tempo, produtividade e lucros.
Seja diligente na análise dos fornecedores antes de investir. Comece por investigar a situação financeira de cada empresa. Será estável durante anos no futuro? Informe-se também sobre os testes de utilizadores. Quais as funcionalidades que a empresa testou com os utilizadores e como reagiram esses utilizadores? Pergunte sobre a capacidade de resposta da empresa quando surgem problemas. Não quer ficar sozinho durante uma falha de serviço ou outro problema.
2. Suporta o autosserviço dos empregados.
Quantas horas por ano gasta a sua equipa de RH a explicar os benefícios e a inscrever os trabalhadores? Dezenas? Centenas? Para uma empresa com centenas de trabalhadores, essas horas podem facilmente atingir os milhares.
É por isso que qualquer sistema HRIS modernizado deve suportar o self-service dos colaboradores. Ao libertar a sua equipa de RH das tarefas mais aborrecidas e desgastantes, aumenta o tempo que esta pode dedicar à concretização de objectivos essenciais.
Para saber se um sistema é adequado, coloque-se estas questões: O programa é de fácil utilização? Uma pessoa que nunca tenha tocado em tecnologia de RH poderia navegar nele? Contém funcionalidades úteis, como alertas e acessibilidade móvel?
Em seguida, determine se satisfaz as necessidades de RH dos empregados, tais como o registo de horas, a inscrição em benefícios, o preenchimento de documentos e a revisão de informações sobre o salário. Facilitará a vida da sua equipa de RH? Agrega as informações dos cartões de ponto? Pode automatizar a auditoria de dados? Permite a criação de relatórios ad hoc? Se puder responder "sim" a todas as perguntas dos dois últimos parágrafos, o programa passa no teste.
3. Integra-se facilmente com outros programas informáticos.
Um sistema HRIS tem de fazer muitas coisas. Não só deve acelerar as operações diárias de RH, como também deve integrar-se perfeitamente com os seus outros sistemas. Encontrar obstáculos durante a instalação, como incompatibilidades, pode atrasar a implementação em semanas, se não meses.
Verifique se qualquer sistema HRIS em que esteja interessado pode trocar dados rápida e facilmente com o seu outro software. Procure uma interface de programação de aplicações aberta, o que significa que o software pode trocar informações em tempo real e não lote a lote, como os programas mais antigos. Significa também que o software é progressivo, permitindo-lhe comunicar com software que ainda não foi criado.
Mais um sítio para procurar? Saiba como o sistema HRIS transfere dados para sistemas internos e de parceiros externos. Se trabalha com um fornecedor de 401(k), uma empresa de pessoal ou um empregador de registo, certifique-se de que o seu software funciona bem com o deles.
4. É suficientemente flexível para todos os relatórios de regulamentação e conformidade.
Com uma cornucópia de leis laborais a nível local, estatal e federal, é fácil cometer um erro dispendioso. Como sempre, a prevenção é o melhor remédio. Um HRIS bem concebido pode ajudar o seu departamento de RH a gerir os requisitos relacionados com o desemprego, a indemnização dos trabalhadores, as baixas por doença pagas, as notificações salariais e muitas outras subcategorias de RH.
Quando se trata de relatórios de conformidade, há duas áreas que devem ser avaliadas. A primeira é a automatização. O sistema processa os relatórios de conformidade de uma forma que se adapta às necessidades da sua equipa de RH? Pode acomodar revisões regulamentares, tais como potenciais alterações ao pagamento de horas extraordinárias? O sistema actualiza-se automaticamente ou requer configuração manual?
A segunda área de preocupação é a flexibilidade. O HRIS é suficientemente flexível para apoiar a estratégia de longo prazo da sua empresa? A sua equipa de RH tem o número, as ferramentas, as competências e as qualificações necessárias para gerir o sistema à medida que a sua empresa cresce e os regulamentos mudam? Se não, o HRIS é apoiado por uma empresa parceira que pode efetuar estas alterações em seu nome?
5. Fornece relatórios de gestão informativos e a pedido.
Quer os conheça como OKRs, KPIs ou qualquer outro acrónimo, a sua empresa já deve estar a acompanhar as métricas relacionadas com o seu plano estratégico. Qualquer sistema que seleccione deve fazer isso por si. Mas o melhor HRIS vai mais longe: Também deve emitir relatórios ad hoc sobre uma variedade de métricas.
"Será esta uma caraterística verdadeiramente importante para um sistema HRIS?", pode perguntar-se. Veja-se o caso da indemnização dos trabalhadores. Ao informar sobre a frequência dos pedidos de indemnização e a gravidade das lesões, um sistema deste tipo pode ajudá-lo a identificar e resolver problemas de segurança críticos (e dispendiosos).
Certifique-se também de que o sistema que escolher pode gerir os relatórios de gestão essenciais - desde as horas de férias pagas até às taxas de rotação e às despesas de saúde. Certifique-se de que o sistema reconhece e assinala anomalias para que os erros dispendiosos não passem despercebidos.
Conduzir uma empresa para um futuro incerto não é fácil. Significa adivinhar quais serão as necessidades da empresa daqui a dois, dez ou mesmo vinte anos.
Mas se há uma aposta que pode fazer com segurança, é esta: Vai continuar a ter trabalhadores para gerir e vai continuar a ter uma equipa de RH com pouco tempo. Independentemente do que acontecer, não há dúvida de que um HRIS de última geração é um investimento inteligente.
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